Los sobres. Un sobre, dos sobres o tres sobres

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1. Objetivos

2. Desarrollo

2.1. Punto 1º

Quien dijo que licitar era fácil. Por la red se ha leído que la licitación es como un combate de kick boxing.

Hay que estar entrenado, tener conocimientos, los papeles preparados y a mano para llegar a tiempo y presentarlos.

Pero no los puedes presentar de cualquier forma, es más, todo el trabajo que has hecho se puede ir al traste si no respetas las formas y presentas cada documentos en su sobre, es decir, si no metes un documento en un sobre que no corresponde en ese caso, la sanción puede ser la expulsión de tu empresa de la licitación con lo cual todo el trabajo realizado y lo que es peor la expectativa de hacer negocio se irán por desagüe.

1. Lee bien la información.

No hay una norma general, el formalismo de los sobre cada ente, organismo u entidad del Sector Público lo lleva a término según le da a entender. Así que lo primero es leer el pliego de cláusulas administrativas y leer cómo quiere que se presenten los sobres.

2. Dos sobres.

Esto debería ser para todos los casos, pero recuerda que te estás enfrentado al Sector Público y ahí puede pasar cualquier cosa:

Siempre debe haber un sobre con la documentación administrativa, es decir, la que se refiere a tu empresa: las escrituras de constitución, el bastanteo, la declaración ....

Siempre debe haber un sobre para la proposición económica.

3. Tres sobres.

Hay casos en los que a los dos sobres anteriores se le une un tercer sobre, el que incluye tu oferta técnica. Ya hemos visto que el ente, organismo u entidad del Sector Público para valorar su oferta puede utilizar criterios de valoración subjetivos o que van a precisar de un juicio de valor, es decir, un técnico del ente valorará o emitirá un juicio de valor sobre la "calidad de tu oferta", "las mejoras", "el plazo en el que te comprometes a cumplir"...Pues bien esos compromisos que ofertas, en función de los criterios de valoración que se han establecido en los pliegos, deben estar acreditados en documentos que serán incluidos en un sobre, denominado "oferta técnica".

Este sobre será obligatorio si se trata de:

Un procedimiento abierto o restringido y

Los criterios de valoración automática, es decir, los que se van a valorar con una fórmula valen menos de aquellos que precisan de un juicio de valor.

4. Un sobre.

Por debajo de ciertos umbrales económicos el procedimiento de contratación, los trámites, papeles y sobres se relajan. Se pueden exigir menos papeles, hacerse menos trámites y pedirse menos sobres.

Lo normal, es que en contratos menores y en procedimientos negociados se exijan muchas menos formalidades, sobre todo en el primer caso; y que la documentación que presente vaya, bien en un sólo sobre (para el contrato menor), bien en dos (para los procedimientos negociados, uno con la documentación administrativa y otro con tu oferta)

Pero no te fíes, esto tampoco es una regla general, puede haber entes, organismo u entidades del Sector Público que a sus "pequeñas necesidades" les den el mismo trato formal que a las más importantes y que exijan, los mismos papeles en sus correspondientes sobres.

Nuestro compañero Carlos Pérez nos ha traído la resolución del TARC de la Junta de Andalucía. Se trata del Recurso 46/2012; Resolución 51/2012.

5. Mucho cuidado con los documentos que metes en cada sobre.

Una vez que tengas todos los documentos y tengas claros cuantos sobres debes presentar, separa y ordena la documentación que debe ir en cada uno.

Si incluyes en el sobre de la documentación administrativa un aspecto de tu oferta técnica, te pueden excluir; si incluyes en tu oferta técnica algún aspecto o dato de tu oferta económica te pueden excluir.

Hay que tener cuidado porque te puedes confundir. Hay casos en que:

Como solvencia técnica te exigen que presentes muestras, que digas qué medios vas a utilizar, si vas a subcontratarr, un certificado de calidad...

Luego como criterio de valoración de las ofertas te piden que acredites la calidad de tu oferta, la cantidad de medios que vas a destinar, el porcentaje que vas a subcontratar, o las mejoras...

Parecen términos similares pero se refieren a aspectos distintos, en unos casos se valora tu empresa, sus medios, lo que vas a subcontrarar..., en otros se valora tu oferta, en concreto y partiendo de tus medios vas a destinar a las siguientes personas o vas a subcontratar un porcentaje de...

Según dice la resolución, el Cuadro Resumen del PCAP, en relación a la subcontratación, indicaba: “Posibilidad de subcontratación: Si. En caso afirmativo, los licitadores deberán indicar la parte de contrato que tengan previsto subcontratar, señalando su importe y el nombre o perfil empresarial del subcontratista”.

El Anexo III del PCAP recoge entre los criterios de adjudicación señalaba: “B)PONDERACIÓN DE CRITERIOS ARITMÉTICOS (51%) Porcentaje de los trabajos que se pretenden subcontratar (5%)”.Valorándose los trabajos que se pretenden subcontratar del siguiente modo:

De ello se desprende que, "de acuerdo con el PCAP, en el sobre nº 1 y dentro de la carpeta 2 del mismo, los licitadores podían indicar en la oferta la parte de contrato que tuvieran previsto subcontratar señalando su importe, siempre que ésta no constituya un criterio de adjudicación de los incluidos en el anexo III. Puesto que en el anexo III del PCAP se fija como criterio de adjudicación ponderable aritméticamente el porcentaje de trabajos que se pretenden subcontratar, la indicación del porcentaje de subcontratación ya no puede incluirse en el sobre nº 1 sino en el sobre nº 3 referido a los criterios de adjudicación valorables mediante la aplicación de fórmulas."

6. Información externa en el sobre.

Atiende al pliego y sigue sus instrucciones, en cualquier caso con esto debería bastar:

Indica claramente el contenido del sobre:

Documentación administrativa

Oferta técnica.

Oferta económica.

Indica en todos los sobres:

Tu empresa.

Dirección y C.I.F.

Persona de contacto, es decir, la que se ocupe de gestionar el papeleo y, en caso de ser necesario de enviar más documentación.

Teléfono, fax y correo electrónico (de momento nos quedamos con el correo electrónico)

2.2. Punto 2º

2.3. Punto 3º

3.Resumen

4. Para ampliar información

5. Zona de debate