Breve historia de la comunidad de prácticas de la contratación pública

Donde se relacionan y se documentan, (por si alguien está interesado en saber los hechos concretos de la fundación de una comunidad de prácticas) los hechos, sentimientos, preguntas, respuestas, problemas, avances,.... de una forma cronológica y espontánea.

1. Un problema

20 de enero de 2010

Felicito a Manuel Caño el año nuevo, y como casi siempre, le vuelvo a pedir ayuda, necesito información.

El caso es que estábamos formando un grupo de gente de diferentes ciudades para hacer un estudio sobre el tema de las concesiones, la gestión de los servicios públicos y los contratos de servicios. Parece ser que a nivel europeo lo correcto es licitar estos contratos (como la recogida de basuras) como servicios y no como gestión de servicio público (concesiones).

Una cosa que queríamos hacer era estudiar la legislación de los 27 estados miembros al respecto. Después de estar buscando en la página web de la Unión Europea, no hay ninguna recopilación de la normativa interna de los estados miembros, ni de contratación pública, ni de otros aspectos, sólo está la normativa comunitaria, tratados, directivas y demás. Dos opciones se plantean:

• 1ª opción: localizar 27 sitios web, uno en cada estado miembro, e intentar descargar los textos en inglés (si los hay), traducirla, estudiarla, compararla....
• 2ª opción: Utilizar la tecnología para recabar apoyos e información.

2. Una solución. La comunidad de prácticas

25 de enero de 2010

Manuel Caño me contesta que a su entender:

1. La idea de "intentar recopilar legislación y usos en los 27 estados miembros, es muy compleja". Un documento similar tardaría entre 6 y 8 meses en hacerse con muchas personas haciendo el trabajo de recopilar información y con un presupuesto suficiente y, sobre todo, con el respaldo y el auspicio de la Comisión Europea de forma que cuando piden colaboración a las administraciones éstas colaboran de forma desinteresada. Si no se tiene todo eso, es muy difícil.
2. Una forma sería mediante las comunidades de práctica, más concretamente utilizar redes sociales, (lo mismo que facebook) pero más pequeñas y centradas en la contratación administrativa, (como "The Public Procurement´s Portal").

3. La búsqueda de información

25 de enero de 2010

Manuel Caño me envía los siguientes enlaces:

• Una introducción al concepto en Wikipedia
• Comunidades de práctica: ¿qué son, para qué sirven y por qué son importantes? con un poco más de detalle.
• Communities of practice a brief introduction de Etienne Wenger explica el tema más ampliamente.
• Y una versión reducida y traducida del mismo Notas sobre Comunidades de Práctica. Para más información en el blog de Etienne Wenger.
• En el blog del libro que ha escrito Wenger con otros autores, Digital Habitats, hay varios artículos en la categoría Communities of practice.
• CPsquare: The Community of Practice on Communities of Practice: dispone de muchos recursos sobre las comunidades de práctica, ver también su wiki.
• Communities and Networks Connection

Aplicación en gobierno:

• Communities of Practice: A New Tool for Government Manager un extenso (84 pág) y completo estudio de su aplicación en Gobierno.

Ejemplos:

• Communities of practice for local governmeten Reino Unido, parece un tema con años de experiencia. A destacar:
  • Aboutdonde presentan en qué consiste la iniciativa
  • Online facilitation Guide que trata sobre temas de dinamización y de como planificar la cop
  • Community Health Check muy interesante sobre como diagnosticar lo que pasa cuando baja la participación y cómo revitalizarla.
• Comunidades del Project Management Institute, que ha lanzado recientemente aquí .
• Hay un vídeo introductorio del concepto, una entrevista con Wenger What is a Community of Practice?

4. Más dudas

25 de febrero de 2010

Entro en los sitios enviados, empiezo a leer y surgen más dudas y preguntas.

Sigo buscando y encuentro la presentación power-point de Alberto Ortíz de Zárate sobre el tema de las comunidades de práctica: una concepción relacional del trabajo público.

Poco a poco se va aclarando que son y para que sirven las comunidades de práctica.

5. La decisión

25 de marzo de 2010

Manuel Caño me cuenta que, en su opinión, para montar una comunidad de práctica, se necesitaría lo siguiente:

• Una plataforma que permita el nacimiento y la gestión de la comunidad de práctica.
• Un blog que dé notoriedad y el sentido de actualidad a la comunidad de práctica.
• Un wiki que almacene y filtre la información útil.
• Una red social, que permita generar grupos de trabajo especializados que vayan aportando y haciendo aportar a los grupos que se van formando para atacar temas concretos dentro de la comunidad de práctica.

DECIDO CREAR UNA COMUNIDAD DE PRÁCTICAS CENTRADA EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Sigo buscando, leyendo y aprendiendo.

Encuentro "Del grupo a la comunidad principios básicos" de Dolors Reig, artículo que me aclara muchos términos (sobre todo el papel del facilitador de la comunidad, mi papel) y me plantea nuevos retos. Lo que siguen son los hechos y las actividades.

5.1. El lanzamiento

Según Manuel, serían suficientes dos meses para lanzar la comunidad de prácticas, así que se fija el lanzamiento de la comunidad de prácticas de la contratación pública, Dios mediante, para la 2ª quincena del mes de Abril de 2010, como muy tarde para el 1 de Mayo, unos dos meses y medio.

5.2. La tecnología

Los frutos o los resultados de la comunidad van a estar directamente relacionados con la participación de sus miembros, y ésta, a su vez, va a ser consecuencia de la utilización de la tecnología.

Hablar de comunidad de prácticas es hablar de todas las ventajas y oportunidades que la tecnología ofrece, es hablar de tecnología aplicada al aprendizaje.

Las dos soluciones tecnológicas fundamentales de la comunidad de prácticas serán:

1. Ning , una plataforma que va a integrar casi todas las formas de participación de los miembros de la CPs (chats, foros, eventos, blogs, grupos de trabajo, la wiki), siendo necesario:
   1. Entender su configuración.
   2. Configurar los permisos, ¿se van a requerir para entrar en la comunidad?, ¿cómo va a influir esto en la participación?, ya que, cuanto más fácil sea unirse a la comunidad, más miembros tendrá.
   3. Qué pestañas y cómo distribuirlas en la página principal.
   4. Formas de participar: blog, chat, foro, eventos...
   5. Recursos: blog, documentos, vídeos, fotos.
   6. Se necesita una página de ayuda (la tecnología) y una para la wiki.
2. Wikispaces, una plataforma para gestionar el conocimiento que sobre la contratación pública genere la comunidad, siendo necesario:
   1. Entender su configuración.
   2. Configurar los permisos, ya que, en la wiki se va a poder ver, editar, crear páginas y publicar debates y lo podrían hacer el público en general, los miembros de la wiki, los organizadores y ¿cómo se organiza todo esto? ¿qué permisos serían los más adecuados?, ¿para qué páginas? ¿quién va a controlar la información que se incluya? ¿quién va a decidir si es relevante?.
3. Otra tecnología: Si bien las dos soluciones tecnológicas vistas van a ser el principal campo de juego de la comunidad, seguiremos utilizando tecnología tradicional y tendremos que aprender a usar otra:
   1. El correo electrónico de gmail , necesitamos tener una cuenta en google.
   2. Con esa cuenta podremos aprovechar todas las ventajas que nos ofrece googledocs .
   3. Los miembros del grupo de coordinación de la comunidad y del grupo de coordinación de la wikicontratación y también, los miembros de los restantes grupos de trabajo especializado, deberán mantener una comunicación constante y fluida, el teléfono seguirá siendo un medio básico de comunicación y para ello se puede utilizar skype .
   4. De igual forma, los miembros de los grupos de trabajo, con la misma cuenta de correo de google, utilizarán google wave la plataforma más sencilla y potente para colaborar en tiempo real.

Empiezo a trastear con las plataformas y demás "cacharros tecnológicos" (hablo con lauripeke).

5.3. Definir roles de los miembros

La participación en la comunidad es voluntaria, no obstante, para asegurar que la comunidad funcione y contribuya a incrementar el conocimiento, el aprendizaje y la innovación en torno a la contratación pública es necesario, entre otras cosas, definir unos roles de sus miembros, se precisa:

• Un miembro que facilite, impulse, modere o conduzca el nacimiento y la fundación de la comunidad.
• Otros miembros contribuirán activamente, tendrán conocimientos expertos en contratación pública, tendrán (o adquirirán con el tiempo) habilidades de comunicación con las tecnologías, miembros relevantes que pueden crear opiniones y que deberán dirigir el rumbo de la comunidad desde el grupo de coordinación de la CPs.
• Otros miembros participarán en grupos de trabajo especializados en determinados ámbitos de la contratación pública.
• Otros miembros se integrarán en otro grupo de trabajo y se encargarán de organizar la wikicontratación y controlar su contenido.
• Otros miembros deberán dirigir los grupos de trabajo especializado.
• Otros participarán en los blogs, en el foro, en los chats, publicarán eventos.
• Otros se limitarán a leer y usar los contenidos generados.

5.4. Campaña de comunicación

La campaña de comunicación y difusión del lanzamiento de la comunidad se va a realizar utilizando el blog, www.compraspublicaseficaces.com, en el mismo se publicarán, antes del lanzamiento oficial, breves entradas de las diferentes situaciones en las que nos podemos encontrar todos los que estamos afectados por la contratación pública, situaciones en las que tenemos que afrontar problemas y cuya solución se puede encontrar mucho más rápida y cómodamente en el entorno de la comunidad de prácticas de la contratación pública.

Los que estamos afectados por la contratación pública, a menudo, nos enfrentamos a situaciones en las cuales, nos tenemos que buscar la vida para:

• Buscar información: ¿quién ha hecho un pliego de cláusulas para un poder adjudicador que no es Administración Pública? ; ¿cómo ha regulado la publicidad en las normas internas de contratación de un poder adjudicador que no es Administración Pública?; ¿puedo presentar una oferta a un contrato menor?; ¿cómo consigo los certificados necesarios para clasificarme como contratista?...
• Buscar de experiencia: ¿quién ha constituido el comité de expertos?; ¿cómo se ha hecho, si no había mucho personal en la organización?; ¿alguien ha contratado una auditoría externa de un servicio de ayuda a domicilio (que es lo que pide el Consejo Regional de Cuentas)?, ¿cómo lo ha hecho? ¿cómo se ha financiado?, ¿quién tiene experiencia en contratación administrativa electrónica?, ¿qué certificados electrónicos han utilizado?; ¿han limitado la concurrencia?; ¿cómo se ha comunicado a las empresas?
• Reutilizar de recursos: ¿hay algún documento sobre cómo planificar la gestión de la contratación pública?; ¿se ha aplicado?; ¿se han mejorado los resultados de la gestión de la contratación administrativa?; ¿qué herramientas de gestión se han utilizado?; ¿alguien tiene unos pliegos para la concesión de un aparcamiento subterráneo?; ¿y la colaboración público - privada?, ¿y alguien ha utilizado el contrato de escrow para la contratación de la soluciones tecnológicas necesarias para la gestión electrónica de la contratación?; ¿alguien ha identificado y diseñado procesos de contratación?; ¿los ha implantado en un gestor de expedientes (workflow)?; ¿sabemos que el Gobierno del País Vasco fue mejor práctica a nivel Europeo en esta materia?; ¿sabemos que dicho reconocimiento significa que "su rendimiento, método o enfoque ha sido óptimo y ha permitido obtener logros excepcionales" (Modelo CAF)?; ¿alguien les ha preguntado o está inventado la rueda?...
• Coordinación y sinergia: ¿sabemos que en Castilla y León se está utilizando al Ayuntamiento de Burgos como "conejillo de Indias" para implantar la contratación pública electrónica?; ¿sabemos que detrás de esto está una potente solución tecnológica privada y que la Junta de Castilla y León está respaldando y financiando el proyecto?; ¿está intentando alguien más algo similar?;...
• Discutir de desarrollos tecnológicos: 17 comunidades, 52 provincias y 8.000 ayuntamientos, todos en su tránsito a la gestión electrónica de la contratación pública, ¿va a tener cada uno su propia solución tecnológica de contratación?; ¿y las empresas van a tener que manejar semejante repertorio de soluciones?, ¿cómo se salvaguardan los clásicos principios de la contratación pública principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos?.
• Recopilar la información: ¿dónde encontrar toda la información útil y precisa que se necesita sobre un determinado aspecto? y ¿cómo encontrarla de una forma rápida y cómoda?.
• Conocer y contactar con colegas: ¿hay alguien que haya pasado por esta situación y qué tenga los conocimientos y experiencia que necesito?

Estos aspectos, la situación y el panorama actual se deben explicitar en las entradas realizadas en el blog.

El lanzamiento de la comunidad se acompañará de un video de presentación:

• El facilitador aparece, se hace visible, la gente le puede ver y así confiar en él.
• El facilitador debe explicitar lo que va a hacer (facilitar o moderar, no liderar), para no crear falsas expectativas.
• Primer escenario: presentación de la situación actual y del entorno actual (como Valonsadero)
• Segundo escenario: presentación del escenario creado por la comunidad de prácticas

5.5. Fomentar la participación

La comunidad de prácticas de la contratación pública nace para desarrollar un conocimiento especializado en torno a la contratación pública, el presupuesto para ello es la participación voluntaria de los afectados y el medio fundamental es la tecnología.

Según leo es clave en el proyecto de lanzamiento de la comunidad de prácticas el papel del "champion" (el facilitador) que da vida a la herramienta (a las plataformas tecnológicas) y a la masa crítica de la comunidad, para que ésta sea realmente útil.

La tecnología ha evolucionado a plataformas que integran y simplifican las potenciales formas de participación haciéndolas más cómodas, rápidas y sencillas, no obstante, para muchos las redes sociales y la participación en las mismas continua siendo algo desconocido.

Para evitar el miedo a la tecnología y fomentar la participación se:

1. Crear una pestaña "AYUDA" que facilite la información más necesaria y precisa en el primer contacto con la comunidad:
   1. Explicar lo más básico.
   2. La participación en la comunidad requiere registrarse y para ello hay que dar unos datos y contestar unas preguntas.
   3. Una vez registrados, cada vez que accedamos a la CPs tendremos que iniciar sesión con nuestro ning id.
   4. Sobre la tecnología hay que dejar manuales visibles y disponibles al principio. La formación en tecnología se vive o debe vivirse como transversal.
   5. Hay que contar con una cuenta en google, normalmente registrarse en el correo de gmail, para poder utilizar el correo electrónico, googledocs y googlewave.
2. El vídeo de lanzamiento, la forma más cómoda y visual, el planteamiento debe ser que el facilitador aparezca explicitamente como lo que es un moderador. El lema podría ser "donde todos somos maestros y todos somos alumnos."
3. Presentaciones en powerpoint

5.6. Normas de la comunidad

Aunque a lo largo de la historia se han escrito muchos manuales de netiquetas suele considerarse el libro “NETiquette” de Virginia Shea la versión definitiva de estas reglas; el libro fue publicado en 1994 y contiene 10 reglas básicas de comportamiento en la red. Las reglas son las siguientes:

• Regla 1: Nunca olvide que la persona que lee el mensaje es en efecto humana con sentimientos que pueden ser lastimados.
• Regla 2: Adhiérase a los mismos estándares de comportamiento en línea que usted sigue en la vida real.
• Regla 3: Reconozca en qué parte del ciberespacio se encuentra.
• Regla 4: Respete el tiempo y ancho de banda de las otras personas.
• Regla 5: Muestre el lado bueno de su persona mientras se mantenga en línea.
• Regla 6: Comparta su conocimiento con la comunidad.
• Regla 7: Ayude a mantener las discusiones en un ambiente sano y educativo.
• Regla 8: Respete la privacidad de terceras personas.
• Regla 9: No abuse de su poder.
• Regla 10: Perdone los errores ajenos.

6. Las pruebas

12 de abril de 2010

• Más o menos ha tomado forma. Es hora de empezar a probar. Para ello Ana, Gustavo y Carlos, y quizá a alguien más.
• La pagina principal de la plataforma cuenta con una presentación, los eventos, el foro, los grupos de trabajo, el blog, los miembros...
• Se han añadido en las pestañas páginas de ayuda para los grupos de trabajo, el foro, la wiki y una pestaña de AYUDA, para intentar facilitar todo lo posible la utilización de la plataforma.
• Si todo va bien, la plataforma comenzará a andar para el 1 de Mayo de 2010.

7. El lanzamiento

22 de Abril de 2010

• Más o menos está listo. Se lo envío a Manuel.
• En la semana del 27 de Abril se mandarán invitaciones a las personas que pueden estar interesadas en entrar en la comunidad y participar en la wiki.
• El 1 de Mayo de 2010, la comunidad de prácticas de la contratación pública será pública y visible.

8. La comunidad de prácticas tras dos años de trabajo

5 de Mayo de 2012.

El vídeo de lanzamiento que se preveía para fomentar la participación en 2010, llega en 2012. Tarde, pero llega.

9. El proyecto de la wikicontratación, la wiki de la contratación pública

Abril de 2010.

Paralelamente se genera la wiki de la contratación pública (sigue aquí el proyecto de la wiki de la contratación pública).

10. Noticias y reseñas

La comunidad de práctica empieza a tener presencia en otros medios:

• "Una Red Formal para la implantación de la contratación pública electrónica", en el blog de Manuel Caño Gómez, www.contratacion-publica-electronica.es
• "La comunidad de práctica de contratación pública como un ejemplo de profesionalidad abierta", en el blog de Julen Iturbe-Ormaetx, consultoría artesana en red.
• "Los medios sociales en la transición a la contratación pública electrónica" en el blog de Manuel Caño Gómez, www.contratacion-publica-electronica.es
• "Las comunidades de práctica en la transición a la contratación pública electrónica", en el blog de Manuel Caño Gómez, www.contratacion-publica-electronica.es