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Dentro de la organización [[Información del pliego de cláusulas administrativas#3.1. Un documento técnico|unas personas conocen el bien o el servicio que les hace falta para satisfacer una necesidad de su competencia]] y son los encargados de buscar respuestas en el mercado y recabar ofertas de proveedores. Conseguida y resumida dicha información, se plasma en documentos técnicos que son suministrados a los órganos jurídicos que gestionan las compras. Estos órganos son los que saben cómo encauzar legalmente la necesidad existente.
En la medida en que en la configuración de un expediente de contratación intervienen personas con diferentes perfiles y roles, los documentos en que se plasma la información son distintos:
