Los pliegos de cláusulas. Objetivos y estructura del documento

1. Introducción

Los pliegos de cláusulas administrativas particulares son el principal documento del expediente de contratación. Su redacción debe ser realizada teniendo en cuenta:

• Qué objetivos se persiguen.
• Qué limites hay que respetar.
• Qué estructura se se va a seguir en su redacción.

2. Objetivos a conseguir con la redacción de los pliegos de cláusulas

2.1. Que sirvan a nuestra organización

Cuando se piense en la elaboración de los pliegos habría que pensar en que sirvan para:

1. Situarla en escenarios contractuales óptimos (recuerdo que el pliego de cláusulas administrativas particulares es la pieza clave del contrato público de adhesión).
2. Que incrementen la concurrencia, es decir, que permitan tener a la organización un amplio abanico de opciones dónde poder seleccionar la oferta económicamente más ventajosa, (artículo 1).
3. Además y ya que hacemos algo, y vamos a intentar que esté bien hecho, que sea exportable a todos aquellos sujetos contratantes que directamente o indirectamente se relacionan con nuestra organización: Organismos "pseudo-autónomos"; Entes descentralizados; pequeños Ayuntamientos de las provincias; o en Consorcios en los que la organización puede estar incluida y cuya gestión y administración le corresponde periódicamente.

2.2. Sirvan para incrementar la concurrencia de empresas

El proceso contractual es un proceso complejo y, como otros tantos, muy burocrático que conlleva bastantes dificultades para las empresas a la hora de licitar.

Si el objetivo de todo proceso de compras es seleccionar la oferta económicamente más ventajosa (artículo 1), es necesario contar con un amplio abanico de ofertas dónde poder elegir, y ello está directamente relacionado con la concurrencia a las licitaciones. Por ello, y para facilitar la concurrencia hay que pensar en:

1. Establecer estructuras fijas que permitan a los licitadores acostumbrarse a la presentación de la información contractual y familiarizarse con nuestro proceso de contratación. Esta estructura debería de servir para todos los contratos (obras, servicios, suministros) que la organización formalice.
2. Redactar, cuando sea posible, pliegos modelo (artículo 115.4º) que permitan facilitar a las empresas la información contractual de una forma más organizada. Utilizando esta figura los licitadores saben que, para todos los contratos de naturaleza análoga, hay una información inalterable (pliego modelo) y una información específica y variable (cuadro resumen de las características del contrato).
3. Utilizar un lenguaje claro y sencillo en la redacción de las cláusulas.
4. Ir progresivamente implantando la utilización de las nuevas tecnologías en el proceso de contratación.

2.3. Sirvan para facilitar y agilizar el proceso de contratación a los funcionarios

Así:

1. Hay muchas lagunas en el proceso de contratación que no se regulan en la normativa de contratación pública: la forma de realizar un bastanteo de poderes, su pago, la compulsa de documentos, la presentación y tramitación de las facturas, la retirada de documentación.... Todas estas lagunas se pueden completar con las cláusulas de los pliegos. En la medida en que, a través de las cláusulas de los pliegos, se organice el proceso de compras, todos los gestores públicos ganaran en seguridad y comodidad en lo que a nuestras tareas se refiere.
2. Hay medidas concretas que permiten simplificar el proceso de contratación. Así la aprobación de pliegos modelo permite prescindir del informe jurídico de cada pliego particular y, al menos así lo entiendo, la fiscalización previa.
3. El mantenimiento y actualización de los documentos que tengan una estructura fija será más fácil y viable.

3. Qué límites hay que respetar

A su vez en la redacción de los pliegos habría que respetar los siguiente límites.

• Si bien hay libertad de pactos, hay límites.
• Hay información que va en el pliego de cláusulas administrativas e información que va en otros documentos contractuales.

4. Cómo se podría estructurar el pliego de cláusulas administrativas particulares.

4.1. Criterios

Los criterios para definir la estructura de los pliegos de cláusulas administrativas particulares son lo que reflejen los objetivos de la organización que licita y pueden ser los siguientes:

1. El orden del documento del pliego de cláusulas seguirá el orden secuencial de las actividades delproceso de compras.
2. Siempre hay que pensar en la redacción del pliego del futuro contrato de adhesión en situar, dentro de la legalidad, a la organización en escenarios contractuales óptimos.
3. El lenguaje utilizado será claro y sencillo en todas aquellas cláusulas que estén destinadas a facilitar la participación de las empresas en la licitación.
4. Se utilizará la misma estructura tanto para la elaboración de pliegos de cláusulas administrativas particulares como de pliegos modelo de cláusulas administrativas particulares y sus correspondientes cuadros de características del contrato.

4.2. Partes del pliego de cláusulas administrativas

La estructura general para la elaboración de todos los pliegos de cláusulas tendría cinco grandes apartados:

1. "Disposiciones generales", con información que se encuadra en la fase de preparación del contrato.
2. "Forma de participar", con información encuadrada en la fase de selección de la empresa.
3. "Selección de la empresa", con información encuadrada en la fase de selección de la empresa.
4. "Obligaciones de las partes" y "recepción de las prestaciones" y "pago", con información encuadrada en la fase de selección de ejecución del contrato.