El plan anual de contratación

1. Introducción

El artículo 28.4º de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014 dice que: "Las entidades del sector público programarán la actividad de contratación pública, que desarrollarán en un ejercicio presupuestario o períodos plurianuales y darán a conocer su plan de contratación anticipadamente mediante un anuncio de información previa previsto en el artículo 134 que al menos recoja aquellos contratos que quedarán sujetos a una regulación armonizada”.

Según dice la Exposición de Motivos de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público:

• "''En la actualidad, nos encontramos ante un panorama legislativo marcado por la denominada «Estrategia Europa 2020», dentro de la cual, la contratación pública desempeña un papel clave, puesto que se configura como uno de los instrumentos basados en el mercado interior que deben ser utilizados para conseguir un crecimiento inteligente, sostenible e integrador, garantizando al mismo tiempo un uso con mayor racionalidad económica de los fondos públicos.
• Para conseguir ese crecimiento inteligente, sostenible e integrador hay que: "diseñar un sistema de contratación pública, más eficiente, transparente e íntegro, mediante el cual se consiga un mejor cumplimiento de los objetivos públicos, tanto a través de la satisfacción de las necesidades de los órganos de contratación, como mediante una mejora de las condiciones de acceso y participación en las licitaciones públicas de los operadores económicos, y, por supuesto, a través de la prestación de mejores servicios a los usuarios de los mismos".

Ello dependerá de planificar la gestión de la contratación pública.

2. La legislación

2.1 Europea

La Directiva 2014/24/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de febrero de 2014 sobre contratación pública y por la que se deroga la Directiva 2004/18/CE

2.2 Nacional

Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transponen al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014.

3. El plan anual de contratación pública

3.1. Qué es el plan

Los entes del Sector Público deben programar anualmente la gestión de su contratación pública. El plan anual debería tener una doble finalidad:

1. Asegurar la gestión en plazo de los contratos que se precisan para atender las necesidades existentes.
2. Implementar una dinámica o cultura de mejora continua (PDCA ) en la gestión de la contratación pública para evitar fallos; aumentar la eficacia y eficiencia del proceso; solucionar problemas; prever y eliminar riesgos potenciales…).

Si bien la programación de la gestión de las licitaciones puede resultar sencilla, la planificación de mejoras integrales en la gestión de la contratación pública es una activad compleja que precisa de personal capacitado para ello. Se precisan conocimientos y aptitudes directivas en el personal responsable de la gestión de la contratación pública. Se precisa profesionalizar al personal que gestiona la contratación pública. En este sentido el artículo de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público regula la Estrategia Nacional de Contratación Pública estableciendo que:

1. "La Estrategia Nacional de Contratación Pública a la que se refieren el artículo 332 apartado 7 en su letra a) y el artículo 333 apartado 3, es el instrumento jurídico vinculante, aprobado por la Oficina Independiente de Regulación y Supervisión de la Contratación, que se basará en el análisis de actuaciones de contratación realizadas por todo el sector público incluyendo todos los poderes adjudicadores y entidades adjudicadoras comprendidas en el sector público estatal, autonómico o local, así como las de otros entes, organismos y entidades pertenecientes a los mismos que no tengan la naturaleza de poderes adjudicadores. Tendrá un horizonte temporal de cuatro años y abordará, entre otros, los siguientes aspectos: ...
2. e). Promover la profesionalización en contratación pública mediante actuaciones de formación del personal del sector público, especialmente en aquellas entidades que carecen de personal especializado, mediante el diseño de un plan específico en materia de formación en contratación pública y otras actuaciones complementarias de promoción de la profesionalización en la contratación pública.
3. La Estrategia Nacional de Contratación Pública se diseñará para establecer medidas que permitan cumplir los siguientes objetivos: a) Combatir la corrupción y las irregularidades en la aplicación de la legislación sobre contratación pública.... b) Incrementar la profesionalización de los agentes públicos que participan en los procesos de contratación".

Sirvan de ejemplo las planificaciones de mejoras de entornos de contratación públcia diseñados como trabajos de diferentes actividades formativas organizadas por el **Instituto Nacional de las Administraciones Públicas .

3.2. Cómo se puede hacer una plan

La elaboración de todo plan está sujeto a una secuencia de actividades:

1. Evaluar necesidades futuras de contratación y la gestión pasada.
2. Analizar los problemas y posibles soluciones.
3. Planificar la gestión de los contrato del próximo ejercicio.
4. Controlar el grado de cumplimiento de lo planificado.

3.2.1. Evaluar necesidades futuras de contratación y la gestión pasada

Para llevar a cabo una adecuada planificación de la contratación es preciso contar con información precisa y detallada de las futuras necesidades de bienes y servicios que habrá que licitar y de los resultados que se está obteniendo con la gestión actual.

Con ocasión de la elaboración del proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente, cada una de las unidades promotoras de cada organización debería facilitar al órgano que gestiona la contratación pública información sobre sus previsiones de nuevas contrataciones e inversiones. Las citadas propuestas deberían contener, al menos:

• Necesidad existente que se pretende dar satisfacción mediante la contratación de las prestaciones correspondientes, acreditando su relación con el objeto del contrato, que deberá ser directa, clara y proporcional.
• Presupuesto base licitación, es decir, el límite máximo de gasto que en virtud del contrato puede comprometer el órgano de contratación, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Tipo de empresa que se necesitará. Propuesta de clasificación y solvencia técnica o profesional y económica y financiera.
• Fechas en que se necesita el bien o servicio a contratar. Duración del contrato.

En esas mismas fechas, las unidades promotoras deberían de poder proponer mejoras, quejas y sugerencias al departamento que gestiona la contratación y que deberán servir para planificar mejoras a introducir en la gestión de la contratación.

3.2.2. Analizar los problemas y posibles soluciones

Recabada la información, hay que:

• evaluar la gestión realizada,
• estudiar las sugerencias y quejas recibidas y la previsión de contratos en el nuevo presupuesto anual,
• analizar datos y proponer soluciones.

Además de atender a las necesidades futuras de bienes y servicios es preciso evaluar, al menos:

• Gestión de la contratación:
  • Tipos de contratos más usados.
  • Procedimiento de adjudicación (nº de contratos menores).
  • Tiempos de tramitación.
  • Tramitación anticipada.
• Indicadores de mala gestión
  • Recursos de reposición, especiales y contenciosos.
  • Fiscalizaciones internas y externas.
• Normativa interna de contratación.
  • Bases de ejecución.
  • Instrucciones internas de contratación.
  • Informes secretaría o intervención.
• Herramientas que se están utilizando para racionalizar la gestión.
  • Acuerdos Marco.
  • Centrales de compra.
  • Sistemas dinámicos de adquisición.
• Tecnología que soporta la gestión.
  • Gestión electrónica del expediente.
  • Elementos que habilitan la tramitación electrónica como la firma electrónica y el sellado de tiempo.
  • Perfil de contratante.
  • Plataforma de contratación del Sector Público.
• Recursos humanos que gestionan la contratación.

3.2.3. Planificar la gestión de los contrato del próximo ejercicio

Paralelamente a la elaboración del presupuesto anual de cada organización se debería elaborar el plan anual de contratación pública que debería incluir:

• La programación de las licitaciones, teniendo en cuenta las fechas señaladas.
• La implementación de medidas de mejora en la gestión.

Iván Ochesenius Robinson señala en ¿Cómo podemos programar una licitación?: importancia de la planificación para el control de la contratación pública? publicada en El Consultor Contratación Administrativa, Editorial LA LEY que se puede programar la gestión de las licitaciones "desde la fecha o plazo dada en punto anterior, comenzar a planificar (programar) «hacia atrás» las fechas correspondientes por cada una de las etapas del proceso o ciclo de vida de la compra. Para entender mejor lo mencionado, podemos apreciar el siguiente esquema que se inicia en la letra A, terminando en la letra B":

El plan anual debería de contener:

• Una programación temporal de las licitaciones en función de la necesidad existente y del tiempo medio de tramitación del expediente.
• La tramitación anticipada de determinados expedientes de contratación.
• La convocatoria, para determinadas necesidades, de consultas preliminares al mercado.
• La previsión de cambios en la gestión:
  • Necesidades periódicas y recurrentes tramitadas como contratos menores que se deberán licitar por otros procedimientos.
  • Agrupación de necesidades en acuerdos marcos.
  • Adhesión a centrales de compras.
  • ...

3.2.4. Controlar el grado de cumplimiento de lo planificado

Con el objeto de hacer un seguimiento y evaluar el cumplimiento de lo establecido en el plan anual de contratación pública, hay que fijar unos indicadores que permitirán conocer el grado de cumplimiento de los objetivos fijados, para en caso de que se aprecie una considerable desviación de las finalidades del Plan proceder a una reflexión sobre lo que debe modificarse para ajustarse a los resultados pretendidos.

3.3. Cómo se publica el plan anual de contratación

El plan anual se debería aprobar con el presupuesto anual de cada organización. Según el artículo 28, se debe de publicar como si fuera un anuncio de información previa.

El artículo 134 de la Ley de Contratos de 2017 regula en su artículo 134 el anuncio de información previa estableciendo que:

• "1. Los órganos de contratación podrán publicar un anuncio de información previa con el fin de dar a conocer aquellos contratos de obras, suministros o servicios que, estando sujetos a regulación armonizada, tengan proyectado adjudicar en el plazo a que se refiere el apartado 5 del presente artículo.
• 7. La publicación del anuncio previo a que se refiere el primer apartado de este artículo, cumpliendo con las condiciones establecidas en los apartados 2 y 3 del artículo 156 y en el apartado 1 del artículo 164, permitirá reducir los plazos para la presentación de proposiciones en los procedimientos abiertos y restringidos en la forma que en esos preceptos se determina".

Una vez aprobado el plan anual de contratación públcia se deberá de publicar en el perfil de contratante ubicado en la plataforma de contratación del Sector Publico.

4. Informes y otros recursos disponibles

4.1. Informes de juntas consultivas

• • Junta Consultiva de Contratación Administrativa del Estado

6. Cuestiones prácticas y recursos

• ¿Cómo podemos programar una licitación?: importancia de la planificación para el control de la contratación pública?. Iván Ochesenius Robinson. El Consultor Contratación Administrativa, Editorial LA LEY.
• Los planes de contratación en la Ley de Contratos. Clavero Abogados.

Notas al pie

1. También conocido como círculo de Deming. Consiste en 4 etapas cíclicas, de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, de forma que las actividades son reevaluadas periódicamente para incorporar nuevas mejoras:
   • • P: PLAN (PLANEAR): establecer los planes;
     • D: DO (HACER): llevar a cabo planes;
     • C: CHECK (VERIFICAR): verificar si los resultados concuerdan con lo planeado;
     • A: ACT (ACTUAR): actuar para corregir los problemas encontrados.
2. Planes de mejora presentados en el Instituto Nacional de las Administraciones Públicas:
   • • Plan de mejora departamento de contratación y patrimonio de la Diputación Provincial de Soria. Guillermo Yañez Sánchez. 2006.
     • Plan de mejora para la eficiencia en la contratación del ayuntamiento de Xàtiva. Juan Boluda Vayá. 2012.
     • Mejora electrónica de la gestión de contratación del Cabildo Insular de la Palma. Angustias Hernández Cedrés. 2013.
     • Plan de mejora de contratación del ayuntamiento de Logroño. Hacia la contratación social y la contratación verde. Bernabé Palacín Sáenz. 2014.
     • Plan de mejora del proceso de gestión de la contratación en la Diputación de Lerida. Marlen Minguell Ortiz. 2015.
     • Plan de mejora del área de contratación del Ayuntamiento de Olivenza. María Sánchez Sánchez. 2017.
   • Guía para la elaboración planes mejora en las Administraciones Públicas de Salvador Parrado.