Qué plazo tengo para preparar y presentar la oferta

1. Objetivos

Una vez que detectas una oportunidad de negocio, empieza a correr el plazo para preparar tu oferta. Ahora no es como cuando haces negocio con el Sector Privado, que con unas llamadas telefónicas y un par de correos electrónicos el negocio puede estar hecho.

En el ámbito privado averiguas con quien quieres o no hacer negocio y luego lo haces, pero con el Sector Público todo es distinto.

El Sector Público, porque así se lo manda la Ley, no puede contratar con cualquiera, sólo lo puede hacer con empresarios que tengan los requisitos legales de aptitud, lo que técnicamente se llama "capacidad y solvencia", es decir, que puedan contratar y que puedan ejecutar el contrato a satisfacción de la Administración.

Pues bien, para acreditar tu aptitud para poder ser contratista del Sector Público deberás de preparar o mejor dicho tener un poco preparados los documentos que van a acreditar tus requisitos de aptitud.

Si no presentas esos documentos tu empresa no pasará el primer examen, será suspendida y tu oferta no se llegará ni abrir.

Además de preparar todos los documentos necesarios para acreditar tus requisitos de aptitud tienes que estudiar el proyecto de obras, las prescripciones técnicas, el estudio económico..., o el documento técnico que corresponda y los criterios de valoración, es decir, la forma en que se va a valorar su oferta. Conociendo todo esto podrás valorar tu oferta y prepararla.

No sólo deberás preparar los documentos "administrativos" y la oferta "económica o técnica", también los debes meter en sus correspondientes sobres. Y no te equivoques, o tu proposición también podrá ser rechazada.

Tienes que hacer muchas tareas y actividades, no te apures que las vamos a ir desmenuzando y viéndolas una a una, es más, vamos a ver formas de tener que trabajar menos, una más conocidas y otras menos.

2. Qué plazo hay para preparar y presentar la oferta

2.1. Cuidado con los plazos para presentar las ofertas

Ahora, lo fundamental es que controles y tengas claros los plazos que tienes para realizar todas esas tareas y actividades y vamos a ver si somos capaces de aclarártelo, porque, aunque está regulado, hay una gran variedad de plazos y de posibilidades.

En principio, el plazo para presentar las ofertas depende de variables:

• Si el contrato está o no sujeto a la normativa de la Unión Europea (es decir, está o no sujeto a la regulación armonizada).
• Qué tipo de procedimiento se sigue (abierto, negociado...).
• Qué tipo de tramitación se sigue (ordinaria, urgente...).
• ¿Se le aplica alguna reducción al plazo?

2.2. A mayor importe del gasto, mayor plazo hay para preparar las ofertas

Vamos a detenernos a estudiar el asunto. La regla es que "a mayor importe del gasto, mayor plazo hay para preparar oferta:

• Cuando un contrato tiene un gran importe económico está sujeto a regulación armonizada (a la normativa europea), siendo el plazo mínimo de 52 días naturales.
• Cuando su importe es menor y no está sujeto a regulación armonizada, su plazo depende del tipo de necesidad y del procedimiento que se siga para adjudicar el contrato, así:
  • Si es una obra o una concesión de obra pública por procedimiento abierto,
    • el plazo mínimo es de 26 días;
    • si es un servicio o un suministro, el plazo mínimo es de 15 días.
  • Si el procedimiento es un restringido, hay dos plazos:
    • Uno para solicitar participa en el procedimiento y presentar sólo los documentos que acreditan tu aptitud para ejecutar el contrato, que también varía en función del importe del gasto y de si el contrato se sujeta o no a la normativa europea:
      • Si se sujeta, un mínimo de 52 días.
      • Si no se sujeta, un mínimo de 10 días.
    • Otro plazo, en el caso de que tu empresa haya pasado el examen, para presentar tu oferta y que también y por los mismos motivos puede variar:
      • Si se sujeta, un mínimo de 40 días.
      • Si no se sujeta, un mínimo de 15 días.
• Si no es un procedimiento abierto, ni restringido, el procedimiento lo más seguro es que sea negociado, y aquí..., más opciones:
  • Si por su cuantía es un negociado con publicidad, se aplicaran los plazos del procedimiento restringido.
  • Si no es un negociado con publicidad, es decir, si es un negociado sin publicidad, deberías tener un plazo razonable para preparar los documentos y la oferta, teniendo en cuenta la complejidad del contrato. Esto mismo se debería aplicar a los contratos menores, si es que los mismos se publican.

Vaya lío eh?, pues aún se lía más el asunto, porque los plazos pueden variar si:

• Ha existido o no un anuncio previo de información.
• Si los anuncios se han enviado o no por un medio electrónico.
• Si se facilitan o no por medios electrónicos los documentos que se precisan para presentar la oferta.
• Si la tramitación ha sido o no declarada como urgente.

Mejor dejarlo aquí, porque no necesitas saber el régimen legal de publicación de las contrataciones pública con todas sus variantes, sino saber qué plazo tienes para preparar tu oferta, para ello debes saber lo siguiente:

2.3. Los plazos se computan, en la mayor parte de los casos, desde la publicación en un diario oficial

Es lo más común, si bien lo más probable es que te enteres de la oportunidad de negocio por Internet, debes de conseguir el anuncio oficial, es decir, el anuncio de la licitación realizado en la Diario Oficial de la Unión Europea, en el Boletín Oficial del Estado o el de la Comunidad Autónoma o el de la Provincia y buscar el plazo para presentar ofertas.

En los modelos de anuncio oficial, hay un apartado que expresamente dice la fecha límite de presentación.

2.4. Si el contrato es de los que están sujetos a la normativa de la Unión Europea (S.A.R.A.), el plazo se computa desde la publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea

En estos casos y dada la importancia económica del negocio que propone el Sector Público hay que publicar en el Diario Oficial de la Unión Europea y en el boletín o diario correspondiente (Estado, Comunidad Autónoma o Diputación Provincial). El plazo se computa desde la presentación en el Diario Oficial de la Unión Europea.

2.5.Si el procedimiento fuese un negociado con publicidad, el plazo se podría computar desde la publicación en Internet

Es el único caso legalmente reconocido en donde la publicación electrónica sustituye a la tradicional en papel, es decir, el plazo se computa desde la publicación en la respectiva página web.

2.6. Si te han invitado a un procedimiento negociado o a un contrato menor

En la invitación, debería aparecer el plazo de presentación de la proposición.

2.7. Ten en cuenta y reten esta información

Hay cierta información que debes tener clara cuanto antes, es de carácter jurídico pero va a condicionar todo el procedimiento de selección de la mejor oferta y tu participación en el mismo. Ya sabes si se licita una obra, un servicio o un suministro, pero necesitas saber dos datos más: la tramitación que se sigue y el procedimiento de selección elegido.

Esa información está en el anuncio.

2.8. En caso de duda, pregunta

Siempre que la publicación de la licitación se realiza a través de un anuncio oficial a insertar en un diario oficial (Unión Europea, Estado, Comunidad Autónoma o Diputación Provincial), hay que facilitar la información de contacto de la oficina que gestiona la licitación.

Controla el plazo para pedir información y obtener la documentación.

Artículo 158. Información a los licitadores.

1. Cuando no se haya facilitado acceso por medios electrónicos, informáticos o telemáticos a los pliegos y a cualquier documentación complementaria, éstos se enviarán a los interesados en un plazo de seis días a partir de la recepción de una solicitud en tal sentido, siempre y cuando la misma se haya presentado, antes de que expire el plazo de presentación de las ofertas, con la antelación que el órgano de contratación, atendidas las circunstancias del contrato y del procedimiento, haya señalado en los pliegos.

2. La información adicional que se solicite sobre los pliegos y sobre la documentación complementaria deberá facilitarse, al menos, seis días antes de la fecha límite fijada para la recepción de ofertas, siempre que la petición se haya presentado con la antelación que el órgano de contratación, atendidas las circunstancias del contrato y del procedimiento, haya señalado en los pliegos.

3. Cuando, los pliegos y la documentación o la información complementaria, a pesar de haberse solicitado a su debido tiempo, no se hayan proporcionado en los plazos fijados o cuando las ofertas solamente puedan realizarse después de una visita sobre el terreno o previa consulta in situ de la documentación que se adjunte al pliego, los plazos para la recepción de ofertas se prorrogarán de forma que todos los interesados afectados puedan tener conocimiento de toda la información necesaria para formular las ofertas.