El proceso de contratación pública

El criterio que se va a utilizar para organizar el contenido de la wiki de la comunidad de prácticas es la

"secuencia de actividades que se realizan en el proceso de la contratación pública".

1. El proceso de la contratación pública

Con la expresión proceso de la contratación, (también se ha utilizado el término “compras o compras públicas” , ya que el contrato es la plasmación o la explicitación del resultado de un proceso de compras), se incluye toda acción de adquirir todo tipo de bienes o servicios que sean necesarios (por no disponer de recursos propios) para que una organización pública presté sus servicios.

El proceso de contratación pública sería la secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles en una organización pública, una necesidad de un bien o servicio en la provisión, por parte de un proveedor, ajeno del bien o la prestación del servicio solicitado .

Esa secuencia de fases y las actividades en las que se plasma son la base de la organización del conocimiento de la wiki de la contratación pública.

2. Características del proceso

a) Universal

El proceso de contratación pública es un proceso universal, todas los poderes adjudicadores, de cualquier ámbito territorial (local, regional, estatal o supraestatal), deben, cuando no disponen de recursos propios, acudir al mercado a buscar proveedores de de bienes y servicios.

b) Complejo

El proceso de compras un proceso complejo. En el proceso de gestión de la contratación pública participan casi todos los servicios verticales y transversales de una organización pública (si los tiene).

Salvo en pequeños Ayuntamientos, donde todas las actividades las realiza una única persona, el secretario-interventor, se puede decir que en todo proceso de contratación pública participan con carácter general:

1. El que necesita un bien o un servicio, (los servicios interesados en la contratación como dice el art. 73. 2ª del RD 1098/2001).
2. Un especialista en contratación pública, es decir, un órgano especializado que conozca la normativa legal aplicable y sepa conseguir de una forma rápida, sencilla y cómoda el bien o servicio que mejor relación de calidad/precio ofrezca el mercado.
3. El que controla económicamente el proceso.
4. El que controla jurídicamente el proceso.
5. Los departamentos de informática, necesarios para empezar a gestionar electrónicamente el proceso de contratación.
6. Las empresas proveedoras de soluciones tecnológicas para la gestión electrónica del proceso de contratación pública (o de cualquier otro proceso de trabajo).
7. El que decide, (el órgano de contratación).
8. El proveedor (las empresas).
9. Otras partes que intervienen en el proceso: la Tesorería, el Registro General, los Boletines oficiales, ....

El proceso de contratación pública es complejo porque hay que asegurar que se cumplen todos los trámites previstos para garantizar la salvaguarda de los principios que inspiran la contratación administrativa (libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos), trámites que se realizan en múltiples centros gestores.

La complejidad implícita del proceso de contratación pública conlleva la necesidad de poner en marcha mecanismos de organización, coordinación, análisis y simplificación del proceso.

c) Dinámico

Las poderes adjudicadores deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales, para ello y cada vez en más casos, se acude a la contratación de bienes y servicios en el mercado.

El proceso de compras es un área dinámica debido a que de su capacidad de adaptación depende el control del gasto público, la calidad y los plazos de la prestación de los servicios, los resultados de la organización y, en definitiva, la satisfacción de las necesidades y las expectativas de los clientes de la Administración en cada momento.

3. Fases del proceso

Las fases del proceso incluirían una serie de actividades que a su vez se materializan en tareas documentadas.

a) Iniciar del proceso

Un departamento de una organización pública, el que conoce las necesidades y/o las expectativas de los ciudadanos o las de propia organización y quién debe satisfacerlas, necesita, porque no lo tiene, de la provisión de un bien o un servicio.

Sería la fase previa al inicio del expediente de cotratación, la fase en la que se realizan todas aquellas actividades destinadas a definir técnicamente la necesidad, ver qué respuestas da el mercado a la necesidad existente y en cuanto se valora.

b) Enfocar legalmente la necesidad

La necesidad de contratar un bien o un servicio se debe estudiar legalmente y ver qué procedimiento de adjudicación, de los legalmente establecidos, es el legalmente más adecuado y eficiente para satisfacerla.

Iría desde la incoación hasta la aprobación del expediente de contratación.

c) Seleccionar al proveedor

Se da publicidad a los documentos contractuales que explicitan la necesidad, para que todas aquellas empresas que consideren que está dentro de su objeto de negocio preparen y presenten sus ofertas.

Presentadas las proposiciones se procede a la selección de la oferta económicamente más ventajosa y a la adjudicación del contrato.

Iría desde la aprobación del expediente de contratación a la formalización del contrato.

d) Ejecutar el contrato

El contratista cumple con sus obligaciones y satisface la necesidad del departamento que inició el proceso. La Administración, en contrapartida, efectúa el pago del precio convenido al proveedor.

Iría desde la formalización del contrato al pago del precio, y engloba todas aquellas incidencias que pueden surgir durante la ejecución (subcontrataciones, cesiones, modificaciones...).

Estas cuatro bloques serían los cuatro bloques troncales en los que se debería organizar la información que genere la CPs.

4. Mapa del proceso

Como una imagen vale más que mil palabras en el siguiente mapa se representa el proceso de contratación pública. En la columna de la izquierda las partes (principales) que intervienen, secuencialmente las actividades que se realizan:

1. El inicio del proceso, en amarillo.
2. El enfoque legal de la necesidad, en naranja.
3. La selección del proveedor, en azul.
4. La ejecución del contrato, en verde.