La oferta técnica. Cuidado con la información que incluye en calidad y en cantidad

1. Objetivos

Quizá sea este el aspecto más delicado en la preparación de la oferta. Hasta ahora hemos visto qué documentos hay que conseguir y cómo se deben</span> preparar para presentar una empresa al examen que supone una licitación. Son actividades que no generan ningún valor añadido, pero que hacen perder dinero y un tiempo precioso.

Es preciso que el empresario que quiera ser un potencial licitador:

• entiendas qué documentos son los que acreditan tu capacidad y tu solvencia,
• que los tengas preparados,
• que obtengas un documento electrónico válido y que lo tengas guardado también por la nube (de todo esto no te preocupes más adelante te lo explicamos al detalle)
• o bien que te inscribas en alguno de los registros voluntarios de licitadores.

Ahora es el momento de preparar la oferta y para ello hay que:

• Saber exactamente lo que se pide, cuánto se va a pagar, en qué condiciones,.., es decir, a lo que un empresario se va a comprometer por presentar su oferta.
• Saber cuáles son las reglas por las que se va a valorar a la oferta.

2. La oferta técnica

2.1. Cómo se valoran las ofertas

Una vez que una empresa ha sido admitida a la licitación, se procede a la valoración de tu oferta. Para ello, el ente, organismo u entidad del Sector Público ha establecido y detallado previamente los criterios de valoración de las ofertas va a utilizar y los ha explicado en dos documentos:

• en el pliego de cláusulas administrativas particulares y
• en el anuncio de licitación.

Uno de esos criterios de valoración de las ofertas es o debería ser siempre el precio. Normalmente, este criterio de valoración de las ofertas se ve acompañado por la calidad, la rentabilidad, el plazo, el servicio de mantenimiento...., es decir, normalmente se utilizan diversos criterios de valoración de las ofertas, siempre y cuando tenga una relación directa con el objeto del contrato, para identificar la oferta económicamente más ventajosa.

2.2. Los criterios de valoración deben estar ponderados

Algo que debería hacer el ente, organismo u entidad del Sector Público que convoca la licitación, además de decir qué criterios va a utilizar para identificar la oferta económicamente más ventajosa, es ponderar su importancia en la valoración de las ofertas, es decir:

• Calidad de la oferta, se otorgará hasta un máximo de "x" puntos...
• Memoria de actividad, se otorgará hasta un máximo de "x" puntos...
• Mejoras, se otorgará hasta un máximo de "x" puntos...
• Menor precio, se otorgará hasta un máximo de "x" puntos...

2.3. Dos tipos de criterios de valoración de las ofertas: objetivos y subjetivos

Legalmente, se han distinguido dos tipos de criterios de valoración de las ofertas:

• Unos objetivos, es decir, aquellos en los que, una vez conozcas los datos de las ofertas, vas a poder saber automática que puntuación te corresponde calculándola mediante una fórmula establecida en los pliegos.
• Otros son subjetivos y precisan de un juicio de valor por los empleados del Ente que convoca la licitación.

Estos criterios subjetivos es donde se suele barajar la selección de la mejor oferta. El precio suele ser algo automático, es decir, nadie te va tener que dar ninguna explicación, cuando tu oferta es más cara que la que han seleccionado, es obvio, que la elegida era mejor, ya que era más barata. Pero claro, otra cosa es que seleccionen a una oferta y digan que tenía "más calidad", "había presentado una buena memoria de actividad" o que presentaba "mejores mejoras"...

Para la tranquilidad de todos los empresarios se han establecido ciertas precauciones:

• Hay que especificar y detallar el criterio subjetivo de valoración, decir qué se va a valorar y qué puntuación va a obtener.
• En ciertos procedimientos de contratación, estos criterios subjetivos se valoran sin conocer el precio de la oferta y así evitar que el juicio de valor que los empleados públicos deben emitir se vea contaminado.
• La apertura de los sobre de las ofertas técnicas y de las económicas se debe hacer en sesión pública de la mesa de contratación.
• También debería ser pública la sesión en la que se da lectura a la valoración de la oferta técnica.
• Por último, te deben notificar:
  • el nombre del adjudicatario,
  • las características y ventajas de la proposición del adjudicatario determinantes de que haya sido seleccionada la oferta de éste con preferencia a las que hayan presentado los restantes licitadores cuyas ofertas hayan sido admitidas.

Todo esto lo iremos viendo más adelante, cuando tratemos la forma de seleccionar al proveedor.

2.4. Qué criterios subjetivos se pueden utilizar para valorar las ofertas

El ente, organismo u entidad que convoca la licitación tiene libertad para decidir cómo va a valorar las ofertas. Para no liarte mucho debes tener presente que:

• Los criterios de valoración que decida usar deberían ser objetivos, es decir, no debería valer "tener experiencia con este ayuntamiento", esto discriminaría a unas empresas frente a otras.
• Deberían tener una relación con el objeto del contrato
• La oferta se debe valorar en relación a los criterios fijados y no a otros.

¿Y qué criterios pueden utilizar para valorar las ofertas?, pues:

• La calidad,
• El plazo de ejecución,
• La fórmula de revisión o el índice de revisión de precios,
• La cantidad y calidad de medios ofertados,
• Una memoria constructiva.
• La mayor utilización de materiales reutilizables y reciclables
• Mejoras..

Son muchos y cada uno puede tener su miga. Lo mejor será que según vayan surgiendo cuestiones las vayamos analizando una por una (sírvete en preguntar)

2.5. Ten cuidado con la preparación de la documentación

Hay una creencia de que las ofertas técnicas se valoran al peso, es decir, cuanto más documentación y más volumen, mayor puntuación de la oferta. Bien es cierto, que al funcionario público el volumen y la presentación pueden condicionar su juicio, pero también lo es que si en los pliegos se ha previsto una extensión máxima de la documentación justificativa de tu oferta técnica respétala o te podrán excluir de la licitación.

2.6. Ten cuidado con el sobre en el que incluye esta documentación

Otro aspecto a cuidar es verificar qué información debes incluir en cada sobre. Más adelante dedicamos una unidad al tema de los sobres que conforman tu proposición de negocio. Básicamente:

1. Hay un sobre para la documentación administrativa de la empresa, es decir, aquella en la que incluyes los documentos que acreditan que tienes la aptitud necesaria para que el Ente que convoca te admita a la licitación y estudie y valore tu oferta. Recuerda: la escritura de constitución, la escritura de apoderamiento, la solvencia,...
2. Hay otro sobre para la proposición económica. Es un sobre distinto que contiene tu oferta económica y que se debe de mantener secreta hasta su apertura en sesión pública.
3. Hay, o mejor dicho puede haber, otro sobre para la oferta técnica. En este sobre se deben incluir los documentos que describan tu oferta técnica, es decir, a lo que te vas a comprometer teniendo en cuenta los criterios de valoración subjetivos de los que estamos hablando. Mucho cuidado con incluir en este sobre alguna información económica o algún dato relativo a otro criterio de valoración de las ofertas que deba ser valorado de forma automática, ya que tu proposición podrá ser excluida.