Las comunicaciones entre las partes en un contrato de obra

En el contrato de obra siempre están presentes las siguientes partes:

• el poder adjudicador que promueve el contrato y necesita de una empresa que ejecute la obra.
• el director facultativo que debe asegurar que las obras objeto del contrato se ejecuten con estricta sujeción a las estipulaciones contenidas en el pliego de cláusulas administrativas particulares, al proyecto que sirve de base al contrato y conforme a las instrucciones que dé en interpretación técnica.
• la empresa contratista que ejecuta las obras y a cambio de un precio.

El contrato de obras asigna a cada parte derechos y obligaciones que son ejercidos o cumplidos mediante actuaciones sucesivas que se plasman en documentos.

En el contrato de obras, como en todos los contratos, cada actividad depende de la anterior y es, a su vez, causa de la siguiente. Todas las actividades y tareas de este proceso han de realizarse en un orden, es decir:

• El contratista acude al acto del replanteo porque el director facultativo le ha notificado con la debida antelación la fecha en la que se va a efectuar.
• La empresa que ejecuta las obras debe comunicar por escrito al director de las obras la fecha prevista para su terminación.
• El poder adjudicador autoriza un cambio en los subcontratistas propuestos por el contratista, porque éste previamente y por escrito se lo ha notificado.

Cada actividad se hace porque se ha hecho la que le precede y se ha informado a quién corresponda de que la actividad ha sido hecha. Información que se puede comunicar, notificar, dar cuenta, enviar, tramitar, ordenar, señalar, dictar....

Y se puede hacer de forma verbal, escrita y electrónica.

1. Comunicaciones del director facultativo

El director facultativo debe:

• Notificar con la debida antelación al contratista de la obra y al representante de la Administración la fecha en la que se va a efectuar la comprobación del replanteo.
• Ratificar por escrito las intrucciones verbales dadas al contratista, para que estas instrucciones sean vinculantes para las partes.
• Dar cuenta del incumplimiento de los plazos y exigir el cumplimiento de los plazos establecidos en el programa de trabajo, cuando éste tenga caracter contractual. La Junta Consultiva en su Informe 56/04, de 12 de noviembre de 2004 interpretó que "en este apartado del escrito de consulta también se incluyen las cuestiones de si el director de la obra debe dar cuenta del retraso al órgano de contratación y, caso negativo, si existe responsabilidad del Alcalde, como representante del Ayuntamiento, cuando firma el acta de recepción de las obras, cuestiones ambas que merecen la primera una respuesta positiva dado que el director de la obra debe controlar en representación de la Administración, la ejecución de la obra y comunicar, por tanto, sus incidencias al órgano de contratación y la segunda una respuesta negativa, porque el sentido del acta de recepción es reflejar en este momento, el estado de las obras, haciendo constar la fecha de finalización y la demora en que haya incurrido el contratista, sin que exista responsabilidad del Alcalde por la firma.'"
• Enviar un ejemplar de la relación valorada al contratista, a efectos de su conformidad o reparos.
• Tramitar las certificaciones de obra al órgano de contratación.
• Ordenar que se realicen los ensayos y análisis de materiales y unidades de obra y que se recaben los informes específicos que en cada caso resulten pertinentes, según el art. 143 RD 1098/2001.
• Comunicar, en el caso de que observara la necesidad o conveniencia de realizar alteraciones o modificaciones en el proyecto, al poder adjudicador la necesidad de iniciar el expediente de modificación o de autorizar la continuación provisional de las mismas.
• Notificar al contratista la propuesta de modicación y darle audiencia, según el caso, por un plazo de 3 días naturales o de La modificación del contrato de obra hasta el 5 de Marzo de 2011#2. Tramitación|3 días hábiles]] o con la propuesta de autorizar la continuación provisional de las obras.
• Notificar al contratista su propuesta sobre la concurrencia de un supuesto de fuerza mayor y darle la oportuna audiencia.
• Comunicar al contratista, cuando se vayan a recepcionar las obras, las instrucciones precisas para la conservación y policía de la obra durante el periodo de garantía, en los términos previstos en el art. 167 del RD 1098/2001.
• Señalar los defectos observados y detallar las instrucciones precisas fijando un plazo para remediar, cuando las obras no se hallen en estado de ser recibidas.
• Dictar las oportunas instrucciones al contratista para la debida reparación de lo construido, en el caso de que observe defectos que se debiesen a deficiencias en la ejecución de la obra y no al uso de lo construido, 15 días antes de que se cumpla el plazo de garantía.
• Dictar por escrito las instrucciones que considere, cuando la especificación de los trabajos u obras constitutivos de una partida alzada de abono íntegro no figure en los documentos contractuales del proyecto o figure de modo incompleto, impreciso o insuficiente a los fines de su ejecución, se estará a las instrucciones que a tales efectos dicte por escrito la dirección, (art. 154.3º RD 1098)
• Notificar el resultado de la medición general de la certificación final.
• Notificar al contratista la propuesta de liquidación para que en el plazo de 10 días preste su conformidad o manifieste los reparos que estime oportunos.

2. Comunicaciones del contratista

El contratista debe:

• Solicitar al órgano de contratación la prórroga en el plazo de cumplimiento del contrato.
• Comunicar previamente y por escrito al órgano de contratación su intención de subcontratar prestaciones con terceros.
• Comunicar al órgano de contratación la cesión del contrato.
• Comunicar al director facultativo la concurrencia de un supuesto de fuerza mayor.
• Comunicar al director facultativo sus alegaciones a las relaciones valoradas en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir de la recepción del expresado documento.
• Comunicar su conformidad o disconformidad con las instrucciones dictadas por el director, cuando la especificación de los trabajos u obras constitutivos de una partida alzada de abono íntegro no figure en los documentos contractuales del proyecto o figure de modo incompleto, impreciso o insuficiente.
• Comunicar por escrito al director de las obras la fecha prevista para su terminación, con 45 días de antelación (según el art. 163 del RD 1098/2001).
• Comunicar si está o no conforme con las condiciones propuestas para la modificación del contrato.
• Comunicar al director facultativo su conformidad o reparos con el resultado de la medición general de la certificación final en el plazo de 5 días hábiles.
• Comunicar al director facultativo su conformidad o reparos con el resultado de la medición general en el plazo de 10 días.

3. Comunicaciones del poder adjudicador

El poder adjudicador debe:

• Notificar al adjudicatario que va a ejecer una de sus prerrogativas y darle audiencia.
• Comunicar al órgano consultivo correspondiente que va a ejercer una de sus prerrogativas.
• Notificar el acuerdo por el que ejerce una de sus prerrogativas.
• Notificar la autorización expresa de la subcontración, cuando el contratista cambie el subcontratista ofertado o las prestaciones que iba a subcontratar.
• Notificar el acuerdo que autoriza la cesión del contrato.
• Notificar el acuerdo por el que imponen penalidades al contratista o se opta por la resolución del contrato.
• Notificar el acuerdo sobre la concurrencia de un supuesto de fuerza mayor.
• Notificar el acuerdo sobre la prórroga del contrato.
• Notificar la aprobación de la liquidación del contrato.

4. Forma de hacer las comunicaciones

4.1. Verbal

La única referencia que hay a la forma verbal de comunicar que actuaciones se deben realizar es para la instrucciones que en interpretación técnica del proyecto dé al contratista el Director facultativo de las obras.

4.2. Escrita

En determinados casos, la legislación de contratos establece que la forma de comunicar será la escrita.

• La fecha prevista para la terminación de la obra.
• La subcontratacion.
• Las instrucciones que dicte el director facultativo, para ser vinculantes, deben ser ratificadas por escrito.
• verbales.
• El director facultativo debe dictar por escrito las instrucciones que considere, cuando la especificación de los trabajos u obras constitutivos de una partida alzada de abono íntegro no figure en los documentos contractuales del proyecto o figure de modo incompleto, impreciso o insuficiente a los fines de su ejecución, se estará a las instrucciones que a tales efectos dicte por escrito la dirección, a las que podrá oponerse el contratista en caso de disconformidad. art. 154.3º RD 1098

4.3. Electrónica

También está la posibilidad de utilizar los medios electrónicos para canalizar todas estas comunicaciones.